ISOLUCIÓN | 5 pasos cruciales para la mejora focalizada
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5 pasos cruciales para la mejora focalizada

Introducción

5 pasos cruciales para la mejora focalizada¿Usted y su equipo están inundados con una sobrecarga de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas (CAPA por sus siglas en inglés)? ¿Ve usted un historial continuo de no entregar su CAPA completo y a tiempo? ¿Lucha por lograr que las personas y los departamentos adecuados participen en el tratamiento de sus acciones de CAPA? En otras palabras, ¿cree que su sistema CAPA no funciona para usted?

Con demasiada frecuencia encontramos una organización que tiene un enfoque integral e incluso sistemas automatizados para administrar CAPA, pero con un éxito limitado o nulo. Una sobrecarga en CAPA y muy poca participación en toda la organización dará como resultado que no logremos los objetivos que buscamos.

Este artículo le mostrará los cinco pasos críticos que debe seguir para lograr un enfoque de CAPA eficiente y eficaz para su organización, que dará resultados. Es un enfoque relativamente simple, pero se necesitará perseverancia para implementar y en ciertos términos, incluso un acto de fe para comenzar a hacerlo.

 

Deje de hacer todo

deja de hacer todoPrimero, muchos sistemas de gestión de calidad están configurados para definir los CAPA para todo; sin duda, esto resultará en una sobrecarga de CAPA en la organización. Al igual que con cualquier aspecto de la vida y la gestión, es importante centrarse en los CAPA que proporcionarán el mayor valor para la organización y, por supuesto, para realizar CAPA’s que son obligatorios para realizar como parte de los esquemas de certificación de la compañía.

La mayoría de los CAPA’s de los esquemas de certificación, solo son obligatorios para problemas graves relacionados con los siguientes temas:

  • Infracciones de CCP / oPRP
  • Quejas relacionadas con la seguridad alimentaria
  • Inventario bloqueado relacionado con la seguridad alimentaria
  • Hallazgos de auditoría externa (típicamente observaciones principales y críticas)
  • Repetir problemas (reclamos repetidos / problemas repetidos de inventario bloqueado)
  • Hallazgos críticos de la auditoría interna de seguridad alimentaria
  • Recuerda

Esto significa que no para todos los reclamos se deben bloquear las existencias ni para cada auditoría interna ni ronda de inspección diaria se debe definir un CAPA. Si su sistema CAPA actual está funcionando en un modo en el que se han definido demasiados CAPA, realice una evaluación única sobre los que no son críticos y cierre todos o la mayoría de los no importantes. Sin embargo, es posible que desee ejecutar alguna acción de mejora. Por supuesto, esto es mucho más ligero ya que no es necesaria una investigación completa.

 

Dé prioridad a su CAPA

 Una de las cosas más importantes queprioridad siempre se deben hacer es priorizar: esto es cierto para cada aspecto de la vida, para cada aspecto de la gestión y sin duda para la administración de CAPA. Al evaluar la priorización de CAPA hay dos aspectos a tener en cuenta:

  1. Cumplimiento: los CAPA en relación con las auditorías externas a menudo deben realizarse dentro de un cierto período de tiempo para no comprometer la continuación de la certificación.
  2. Riesgo: los CAPA en relación con cuestiones de inocuidad de los alimentos o grandes cantidades de existencias / valor plantean un mayor riesgo para la empresa y, por lo tanto, se les debe dar una mayor prioridad.

 

Además de establecer la prioridad en función de estos dos factores, hay un concepto más importante que debe discutirse: la ejecución de las acciones. Si define los CAPA en dos partes, el análisis de la causa raíz (RCA) y la ejecución de las acciones correctivas / preventivas, verá que el RCA es la parte crítica del tiempo en relación con las CAPA basadas en el cumplimiento. Muy a menudo, el esquema de certificación y los clientes le permitirán el tiempo que necesita para abordar de manera realista las acciones de mejora que necesita tomar en relación con un CAPA, pero el RCA, incluida la definición y comunicación de las acciones de mejora, debe realizarse dentro del conjunto periodo de tiempo.

Esto también es cierto para los CAPA que están relacionados con el riesgo: desea realizar el RCA lo antes posible para que pueda hacer una priorización adicional en las tareas de mejora que deben realizarse, en función de los riesgos (financieros) que se reducirán por cada una de las acciones, empezando por las acciones de mejora que tienen el mayor impacto primero.

No es necesario crear una estructura elaborada para la gestión prioritaria, un enfoque simple alto-medio-bajo funcionará bien: simplemente ponga los problemas de cumplimiento y de alto riesgo en alta prioridad para realizar el RCA e implemente una estructura similar para las acciones de mejora. Lee nuestro artículo sobre RCA también para tener un método poderoso para esto.

 

Defina uno o dos grandes objetivos

FocusEnfoque Aunque haya establecido las prioridades como se describe en la sección anterior, es aconsejable seleccionar uno o dos (¡no más!) grandes objetivos que desea lograr dentro de un período determinado (para empezar, solo le tomará un año). Estos grandes objetivos deben estar vinculadas a un área que le esté dando grandes problemas en este momento, por lo que un buen lugar para comenzar es hacer un desglose de todas las quejas y las razones de las acciones bloqueadas y realizar un análisis de Pareto sobre esto. A continuación, debe tomar el problema más grande o el segundo o tercer elemento más grande, que considere más fácil de resolver.

La razón para tomar este enfoque es que desea cambiar la mentalidad de la organización hacia una mentalidad verdaderamente proactiva. Al mismo tiempo, necesita obtener la atención y la aceptación de la administración para invertir tiempo, dinero y otros recursos en abordar este o estos dos grandes problemas dentro de la organización. Será difícil convencer a la gerencia para que tome muchas medidas, más sobre las acciones que tienen una cantidad poco clara de potencial de ahorro o demasiados pequeños ahorros. Esta es la razón por la que escoger uno o dos temas importantes realmente le dará el nivel de atención que necesita, porque lo más probable es que el ahorro sea sustancial.

La razón final para elegir solo uno o dos grandes objetivos es que le permite modelar la medida del éxito a usted mismo. Al tomar uno o dos grandes objetivos como parte de su enfoque general de mejora, no solo creará un foco a nivel de gestión en una organización más amplia, sino que también creará foco en la forma en que usted y su equipo serán evaluados al final del año. Si puede cumplir los objetivos de mejora que ha establecido como parte de estos objetivos importantes, usted y su equipo serán vistos como muy exitosos, lo que hará que sea más fácil continuar este enfoque en los años siguientes.

 

Involucrar a las personas adecuadas

Muy a menudo, se considera que el gerente de calidad y sus equipos son los responsables de realizar todas las acciones de mejora en relación con la calidad y la seguridad en la organización. Por supuesto, esta no es una buena situación, ya que para la mayoría de los problemas se deben involucrar departamentos como producción, compras, almacenamiento y operaciones para abordar con éxito los problemas que se presentan. Esta situación parece fortalecerse por la percepción de que las acciones de mejora son una carga necesaria para la organización solo con fines de certificación.

Al crear un enfoque más centrado para las acciones de mejora y definir uno o dos grandes objetivos, sentarán las bases para el éxito. El tercer elemento crucial es involucrar a las personas adecuadas en cada una de las actividades de mejora. El departamento de calidad no es el propietario del proceso de áreas como producción, compras, gestión de almacenes u operaciones, por lo tanto, las personas adecuadas de estos departamentos deben participar en las actividades de mejora, incluso se les puede exigir que tomen la delantera en estas actividades y por lo tanto, realmente los poseen.

El mejor lugar para comenzar, por supuesto, es discutir la nueva forma de trabajar primero con los gerentes de los departamentos respectivos, y mejor incluso con todo el equipo de gestión. Es importante transmitir el mensaje de que la mejora enfocada en la forma en que se describe en este artículo es la piedra angular de la calidad que impulsa y ofrece beneficios a la empresa. Con base en los conocimientos adquiridos del costo de los datos que no son de calidad, incluso puede dar un valor bruto de los beneficios que se lograrán mediante este enfoque.

 

Ser adaptativo

Adaptativo

Los cambios como con cualquier aspecto de la vida y de los negocios, son una cosa de la que puede estar seguro: cuando haya trazado sus planes, las cosas cambiarán y podrían surgir problemas más apremiantes durante el año. El enfoque descrito en este artículo se adapta fácilmente a esto ya que puede cambiar las prioridades de las acciones de mejora según lo dicten las necesidades del negocio. Sin embargo, esto viene con una gran advertencia: no cambie la una o dos grandes actividades de mejora en las que está trabajando; estas siguen siendo grandes contribuyentes a los problemas que están presentes en la empresa y deben abordarse sobre una base estructural. Solo al tener un enfoque continuo año tras año en una o dos grandes áreas de mejora podrá mejorar significativamente la calidad de la empresa y la seguridad alimentaria y el desempeño financiero.

En términos de las actividades que deben llevarse a cabo, no se puede priorizar la ejecución de la RCA para problemas críticos, estos deben ejecutarse en todo momento en el menor tiempo posible. El área principal donde puede y debe adaptarse es la velocidad de ejecución y la priorización de las acciones de mejora. Especialmente las acciones de mejora de mediana y baja prioridad te permiten adaptarte. Si la carga de trabajo de la organización sigue siendo demasiado alta después de cambiar la mejora de prioridad media y baja, puede centrarse en la priorización de las mejoras de alta prioridad mediante la degradación de la menos importante, una vez a un nivel medio.

Al cambiar las prioridades en las acciones de mejora para la organización, debe debatir esto en su totalidad en el equipo de gestión por dos motivos:

Desea la aceptación total del equipo de gestión para garantizar que el equipo de gestión se mantenga conectado y sea copropietario del programa de mejora. De esta forma, también puede gestionar las expectativas de un conjunto crucial de partes interesadas con respecto a la entrega como parte de su plan anual.

Al debatir esto formalmente en el equipo de gestión, puede designar esta parte de la reunión del equipo de gestión como una revisión de gestión intermedia en términos de su esquema de certificación y, por lo tanto, registrarlo como un cambio formal de prioridades.

 

Conclusión

Al crear un enfoque más enfocado hacia CAPA y establecer una o dos grandes ganancias en términos de proyectos de mejora enfocados en la organización, usted estará impulsando la generación continua de valor y realmente mostrará el verdadero beneficio de la mejora continua como parte de una mayor calidad y seguridad alimentaria enfoque de gestión en la organización. Es necesario involucrar a todos los gerentes relevantes en los detalles y a todo el equipo de gestión para su aprobación y decidir sobre los cambios en las prioridades cuando sea necesario.

Rob Kooijmans & Kitty Appels