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7 pasos para tener ALTO IMPACTO como gerente de calidad

Por Rob Kooijmans & Kitty Appels & Rob Kooijmans in Food Safety, Quality 7. Traducción del artículo “7 Steps to be IMPACTFUL as a Quality Manager”. Del Blog: FOOD SAFETY EXPERTS

Impacto de la calidad 1

Introducción

¿Siente que está gestionando la calidad para su organización solo por motivos de cumplimiento, solo para tener un certificado en la pared? Esto sucede en muchas organizaciones. Lo que la gente no ve es que la gestión de calidad impactante tiene un fuerte efecto positivo en la empresa y en sus resultados financieros. Pero, ¿cómo se crea ese Impacto de la calidad 2nivel de impacto en su empresa como gerente de calidad? Con demasiada frecuencia se ve empantanado por los problemas diarios que enfrenta con quejas de los clientes, acciones bloqueadas, auditorías externas y simplemente administrando la complejidad de todos los elementos en su sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria.

En este artículo compartiremos siete pasos importantes con usted para alejarse de la gestión de calidad reactiva y convertirse en un gerente de calidad impactante que brinda resultados sorprendentes a la empresa. Los pasos en sí mismos sonarán simples y sencillos, pero se necesita mucha determinación y enfoque para obtener el éxito cada paso.

 

Isolucion calidad

 

Asegúrese de tener un buen equipo

El equipo define cada éxito, por lo tanto, este es el lugar para comenzar. En muchas compañías, históricamente, el departamento de calidad ha sido el lugar para “parquear” a los empleados que no se desempeñaron por completo en otros departamentos. Si bien este enfoque podría tomarse en los años 80 y 90, ¡hoy es una ruta peligrosa! En la mayoría de los países del mundo se han producido cambios importantes en la legislación en relación con la Impacto de la calidad 3fabricación de alimentos. Junto a esto, los estándares GFSI como BRC, IFS, FSSC 22000 e IQF se han establecido desde entonces. Con los años, los estándares GFSI han sido una fuerza motriz importante en la elevación de la gestión de la calidad y la inocuidad de los alimentos en términos de exhaustividad y complejidad. En otras palabras: la gestión de calidad en la industria manufacturera de alimentos se ha convertido en una verdadera disciplina.

Por esta razón, es importante asegurarse de tener un equipo lo suficientemente fuerte y capaz. Una buena forma de evaluar esto es conocer las fortalezas y debilidades de su equipo en términos de conocimiento y habilidades para trabajar con otras personas (influir en ellas). Además de esto, también es bueno tener una buena visión de la carga de trabajo general de su equipo, ya que el nivel de las normas ha aumentado considerablemente en los últimos 5-10 años, mientras que la mayoría de las veces el número de personas en su equipo no ha aumentado. Por lo tanto, es posible que enfrente una situación de sobrecarga de trabajo que debe abordarse primero.

 

Antes de continuar con las fases de ejecución de sus planes (ver más adelante), debe asegurarse de tomar medidas si hay verdaderos no ejecutores en su equipo. Está bien reconocer que aún no todos están en el nivel deseado, puede llevarlos allí en los próximos años. Mientras crea el enfoque y continúe invirtiendo en las habilidades y competencias de las personas, podrá construir un equipo fuerte y de alto rendimiento.

 

Isolucion calidad

 

Obtenga información con CONQ

Una vez que conozca las fortalezas y debilidades de su equipo, es hora de comenzar a hacer lo mismo para el desempeño de calidad de su organización. La mejor manera de hacerlo es obtener una buena idea de su costo de no calidad (CONQ). Ahora escucho que preguntas: “¿Por qué el costo de no calidad es tan importante?” La razón principal por la que CONQ es tan importante es que se expresa en dinero, y el dinero es el lenguaje universal que todos los gerentes y dueños de empresas entienden. Si necesita convencer a su gerente para que invierta en su equipo e invierta en calidad en general, debe ser capaz de corroborar los beneficios. ¡Y esto siempre se hace en dinero!

Impacto de la calidad La mayoría de los sistemas de gestión de calidad ofrecen solo una idea parcial del CONQ total que enfrenta una compañía. Al trabajar con el departamento de producción y finanzas, y establecer un proceso sistemático en el que utiliza los costos estándar típicos, por ej. reclamos, no productos correctos por primera vez, productos devueltos, productos degradados, productos desechados, etc., podrá configurar un sistema que rastree con facilidad (y con bastante precisión) el rendimiento del CONQ. La mayoría de las veces puede usar el mismo enfoque para crear una descripción histórica de los últimos tres años para el CONQ que su compañía ha estado enfrentando.

Los números pueden ser más altos de lo que espera, ¡pero esta es una buena noticia! Significa que hay mucho margen de mejora. Además de esto, hay otro beneficio de CONQ: la mayoría de los componentes tienen un impacto directo en las ganancias de la compañía ya que casi todos los elementos en CONQ son costos adicionales que pueden evitarse y si se evitan estructuralmente tendrá un aumento del beneficio de la compañía. Ahora tiene la atención de su gerente y dueño de la compañía.

 

Crear conciencia / sentido de urgencia

Una vez que sepa que tiene un buen equipo o que al menos está avanzando hacia él y que tiene una buena idea de los costos de la falta de calidad, es hora de asegurarse de que capte toda la atención de su gerente o propietario de la empresa. El trabajo que ha realizado en relación con su equipo (por ejemplo, análisis de carga de trabajo) y obtener una buena perspectiva (histórica) en su CONQ son dos factores importantes de una presentación que debe preparar para la administración superior.

 

En la presentación, usted debe mostrar esa calidad y seguridad alimentaria y, actualmente, factores realmente cruciales para cualquier empresa exitosa. Por un lado, puede hacerlo mostrando el impacto de no administrar correctamente la calidad y la seguridad alimentaria tomando ejemplos de otras compañías (preferiblemente de su tipo de industria) que han enfrentado problemas graves en el mercado debido a problemas de calidad. Además de esto, también debe dejar en claro que los requisitos reglamentarios y de certificación cambian continuamente y que los riesgos de demandas a su empresa van en aumento.

 

Hay un elemento más que debe considerar incluir en su presentación: una comparación entre el impacto de una fatalidad relacionada con la seguridad en su empresa y una muerte relacionada con la inocuidad alimentaria de un consumidor de sus productos. Como sabrá (simplemente mirando los periódicos), una muerte relacionada con la seguridad alimentaria puede ser perjudicial para la empresa y, en algunos casos, incluso puede provocar la quiebra. Esto casi nunca ocurre en el caso de una fatalidad relacionada con la seguridad, que es, por supuesto, una tragedia, pero no amenazará la continuidad de una empresa.

 

Si desea tener un buen ejemplo de este tipo de presentación, visite nuestro sitio web; hemos publicado una presentación de ejemplo allí, que incluso puede descargar de forma gratuita.

 

Juntos, definen su plan de varios años (Plurianual)

Una vez que obtenga que su gerente y el dueño de la compañía estén de acuerdo en que la calidad y la seguridad alimentaria son una prioridad para trabajar realmente, es hora de que defina un plan plurianual. Al definir su plan, hay dos cosas realmente importantes: en primer lugar, por supuesto, el contenido de su plan: debe prestar atención a las cosas correctas en el orden correcto. ¡Pero tenga en cuenta que no salte inmediatamente al contenido usted solo (o solo con algunos informes directos)! Un buen plan es solo un buen plan si tiene suficientes creyentes en su plan, incluso más, el plan nunca debe ser SU PLAN. Debe ser un plan que sea propiedad de un grupo de personas mucho más grande. Puede comenzar a hacer un primer borrador usted mismo o con un equipo pequeño, por lo que al menos sabrá hacia dónde le gustaría llevar la calidad y la seguridad alimentaria en los próximos años. Pero déjalo así, ¡un borrador! Esto nos lleva a la segunda y más importante parte de su plan plurianual: hacerlo junto con las personas relevantes. Hay dos grupos clave de partes interesadas con los que debe trabajar: su alta gerencia y su equipo.

 

Impacto de la calidad Primero que nada, debe transmitir sus ideas a la gerencia superior y al propietario de la empresa para asegurarse de que estén alineados con usted y puedan brindar su opinión por adelantado. Esto se logra mejor mediante la organización de reuniones individuales con cada uno de ellos y la preparación de la agenda para que sepan que desea hablar sobre sus planes de mejora multianuales. En lugar de explicarles el borrador del plan, déjelos que hablen, querrán comprender qué aspectos son importantes para ellos. Solo explique su borrador al final de la discusión. Muy a menudo, encontrará que la dirección general será la misma, pero al jugar de esta manera puede obtener información adicional y, por supuesto, más aceptación porque el gerente principal ha podido expresar sus ideas.

 

Ahora es el momento de trabajar con su equipo, y aquí sigue exactamente el mismo enfoque: quiere construir su plan de varios años junto con su equipo. Puede hacer esto siguiendo el mismo camino que ha seguido hasta ahora: muéstreles los resultados de la evaluación de su departamento, los resultados del costo del análisis no de calidad, la presentación que ha realizado para su administración superior y luego facilitar una discusión en equipo hacia un plan plurianual. Tenga en cuenta que no debe presentar su plan: Constrúyalo desde cero con su equipo. De esta manera, su equipo realmente lo sentirá propio; sí, la redacción podría ser ligeramente diferente y algunas de las prioridades también podrían ser diferentes. No importa; solo desea expresar sus pensamientos sobre temas o prioridades que REALMENTE importan. Al hacerlo de esta manera generará una gran apropiación en su equipo de su plan (del grupo). Lo último que quiere enfrentar es un equipo que ve el plan con la idea del jefe.

 

Crear una mejora enfocada (CAPA)

Uno de los errores más grandes que cometen los gerentes de calidad es no establecer prioridades en todas las acciones de mejora que sientan que deben llevarse a cabo. La mayoría de las empresas productoras de alimentos están trabajando contra uno o más esquemas de certificación GFSI. En los requisitos para estos esquemas de certificación generalmente hay una lista de situaciones donde es obligatorio realizar un análisis de causa raíz y establecer medidas correctivas y preventivas (por ejemplo, quejas relacionadas con la inocuidad de los alimentos, infracciones de PCC, hallazgos de auditoría externa, etc.). En bastantes sistemas de gestión de calidad, esto se ha traducido en: “realizaremos un análisis de causa raíz ad seguidos de acciones correctivas y preventivas para cada problema que encontremos”. Esto no es manejable, toma mucho tiempo y conduce a mejoras superficiales y generalmente pocos o ningún resultado.

 

Impacto de la calidad Esto es lo que realmente desea hacer: sí, debe realizar un análisis de causa raíz sobre los temas que son obligatorios en relación con su esquema de certificación. Incluso puede haber algunas áreas que son obligatorias debido a la legislación en su país. ¡Pero por lo demás, debe tomar un enfoque diferente! Haga una descripción histórica de los últimos (dos) años de todos los problemas que ha enfrentado (no productos correctos por primera vez, productos bloqueados, reclamos, problemas y retiros) y a partir de esto cree un gráfico de Pareto. Toda esta información ya estará disponible como parte del análisis CONQ. Una vez que tenga el gráfico de Pareto, puede ver qué tema le da la mayor pérdida monetaria: esta es el área en la que desea colocar sus esfuerzos de mejora.

 

El punto fuerte de tomar esta dirección es que enfoca todo su esfuerzo en crear el máximo resultado. Y cuando lleguen los resultados las personas (incluida la alta gerencia) verán que su plan está funcionando. Este es un enfoque muy poderoso que solo hará que usted y otros vayan por más.

 

Gestión de problemas

A pesar de todas las cosas buenas que hace como parte de su enfoque de gestión de la calidad y el plan plurianual, es posible que aún tenga problemas. Problemas como quejas repetitivas, quejas más graves (por ejemplo, relacionadas con la seguridad alimentaria) o quejas con sus clientes más importantes. Además (y no en contradicción) con la sección anterior, debe enfocarse también en ellos. Realmente debe administrar proactivamente los problemas cuando ocurren, de esta manera usted tiene la mayor probabilidad de mantener los costos bajos, los clientes felices e igualmente importantes las partes interesadas internas.

Impacto de la calidad Si no logra manejar los problemas correctamente, solo impedirá la ejecución de su plan plurianual y dará razones para que la alta gerencia comience a dudar de sus planes o incluso de sus capacidades. Entonces, después de enfocarse en un gran tema para mejorar realmente, DEBE manejar todos los asuntos con prioridad. Asegúrese de planear esto. Deje al menos 1 hora por día disponible para manejar problemas graves. Por supuesto, esta es una reserva de tiempo demasiado pequeña cuando realmente ocurre un problema, pero haga dos cosas: use la primera hora que tiene disponible de manera que no pierdas otras cosas y si no hay problemas, puede usar esa hora para trabajar en la gran mejora (por lo que avanzará más rápido de lo planeado si no hay muchos problemas). No pase la hora leyendo correos electrónicos o participando en reuniones, etc.

 

Cuando le da manejo correcto a los problemas, hay una cosa más importante: definir acciones apropiadas y dar seguimiento a todas las acciones. Puede perder fácilmente su vista general si hay varios problemas al mismo tiempo. Por lo tanto, un buen seguimiento de acción es importante. Eche un vistazo a nuestro blog en Inspection Rounds, ya que contiene un enlace a una poderosa herramienta de seguimiento de acciones en Excel, que puede descargar gratuitamente.

 

Celebre todos los éxitos

Junto al factor del enfoque que describimos en la sección sobre cómo definir su plan multianual juntos, existe un segundo enfoque igualmente poderoso: celebrar su éxito. Muy a menudo, los gerentes tienden a revisar el rendimiento y celebrar el éxito una vez al año. ¡Esto es muy poco! Realmente debe aprovechar la oportunidad y celebrar cada éxito, sin importar cuán pequeño sea.

Impacto de la calidad ¿Por qué? la celebración del éxito no se trata de alardear, se trata de mostrar reconocimiento a las personas involucradas en la creación del éxito. La celebración no necesariamente significa que vas a comer pastel / dar incentivos (financieros) a las personas. Por supuesto, debe hacer esto de vez en cuando (sin duda, cuando tenga grandes éxitos). También debe compartir los éxitos más pequeños y reconocer a las personas que crearon estos éxitos. Incluso puede vincular esto a una buena competencia, p. “Empleado del mes” o “Gurú de la mejora del mes” y dar un beneficio como el lugar de estacionamiento delantero para el próximo mes. De esta forma, puedes crear fácilmente un reconocimiento para todos, ya que no solo comunicará al ganador todos los logros de los concursantes.

Si celebrar el éxito no es (todavía) parte de la cultura de su empresa, pero comience ya que no solo es enfoque, sino también un facilitador crucial del éxito general de su enfoque. Es el combustible con el que funcionará su plan plurianual, porque el 90% de cualquier éxito se define por la motivación y la apropiación de las personas que deben lograrlo.

 

Rob Kooijmans & Kitty Appels