ABC del Capítulo X de la circular externa 100-000006 de la Superintendencia de Sociedades | ISOLUCION
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ABC del Capítulo X de la circular externa 100-000006 de la Superintendencia de Sociedades

ABC del Capítulo X

Autocontrol Y Gestión Del Riesgo LA/FT Y Reporte De Operaciones Sospechosas A La UIAF

T&A TOPA & ASOCIADOS atendiendo las necesidades de sus clientes y como parte de su servicio de Gestión del Riesgo LA/FT ha elaborado este documento de preguntas frecuentes sobre el Capítulo X de la Circular Externa 100-000006 de la Superintendencia de Sociedades, con la expectativa de contribuir a la labor informativa y dar a conocer los cambios fundamentales de la nueva regulación, de manera que permita cumplir a las Empresas del Sector Real las disposiciones exigidas por este organismo técnico.

1. ¿Cuáles son las principales consecuencias del riesgo LA/FT?

El lavado de activos y financiamiento del terrorismo son fenómenos delictivos que generan consecuencias negativas para la economía del país y para las empresas del sector real, como el acaecimiento de riesgos operacionales, legales, reputacionales, de contagio y de mercado, riesgo de contagio, entre otros, lo que puede afectar el buen nombre de su empresa, su competitividad, su productividad y su perdurabilidad.

2. ¿Cuáles son las Normas y Estándares Internacionales sobre LA/FT?

  • 1988
    Convención de Viena de 1988: Convención de las Naciones Unidas Contra el Tráfico de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas.
  • 1999
    Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo de 1999.
  • 2000
    Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas Contra la Delincuencia Organizada.
  • 2003
    Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción.
  • 2012
    El GAFI diseñó 40 recomendaciones para prevenir el LA/FT y emitió los Estándares Internacionales sobre la Lucha Contra el LA/FT y la Proliferación y recomendó que los países adoptaran un enfoque basado en riesgos, con medidas más flexibles acordes con la naturaleza de los riesgos debidamente identificados.

ABC del Capítulo X

Isolucion sarlaft

3. ¿Cuáles son las Normas Nacionales sobre LA/FT?

Artículo 84 de la Ley 222 de 1995 y Decreto 1074 de 2015
Corresponde a Supersociedades ejercer la vigilancia de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

Numeral 3 del Artículo 86 de la Ley 222 de 1995
Supersociedades está facultada para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta por doscientos salarios mínimos legales mensuales, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.

Artículo 10 de la Ley 526 de 1999
Las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus supervisados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información por reportar a la UIAF, de acuerdo con los criterios e indicaciones que de ésta reciban.

Artículo 2.14.2 del Decreto 1068 de 2015
Las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar Operaciones Sospechosas a la UIAF, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Numeral 26 del Artículo 7° del Decreto 1023 de 2012
Es función de Supersociedades instruir a las entidades sujetas a su supervisión, sobre las medidas que deben adoptar para la prevención del riesgo LA/FT.

Documento CONPES 3793 del 18 de diciembre de 2013
Establece los lineamentos para la puesta en marcha de la Política Nacional AntiLavado de Activos y Contra la Financiación del Terrorismo. Se trata de lograr un sistema único, coordinado, dinámico y más efectivo para la prevención, detección, investigación y juzgamiento del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Ley 1186 de 2009 declarada exequible
Aprueba el “Memorando de entendimiento entre los gobiernos de los estados del grupo de acción financiera de Sudamérica contra el lavado de activos GAFISUD” que creó y puso en funcionamiento el GAFILAT y se determinó como objetivo, reconocer y aplicar las recomendaciones del GAFI contra el blanqueo de capitales y las recomendaciones y medidas que en el futuro adopte ese organismo.

Artículo 20 de la Ley 1121 de 2006
Regula el procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el Derecho Internacional, para lo cual dispone que “El Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional y solicitará a las autoridades competentes que realicen una verificación en las BD para determinar la posible presencia o tránsito de personas incluidas en las listas y bienes o fondos relacionados con estas.

 

4. ¿Quiénes se encuentran obligados a adoptar lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular?

Están obligadas a cumplir lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular las sociedades comerciales, empresas unipersonales o sucursales de sociedades extranjeras que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme a lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 22 de 1995 y cumplan todos los requisitos que se indican en la siguiente tabla.

ABC del Capítulo X

 

Las Empresas Obligadas deben realizar el análisis de exposición a este riesgo y establecer su propio Sistema de autocontrol y gestión del Riesgo de LA/FT, según las características y condiciones de su operación, de su negocio, de los bienes y servicios que ofrece, de su comercialización, de las áreas geográficas donde opera, de sus Contrapartes y de los Beneficiarios Finales de sus Contrapartes, entre otros aspectos relevantes, con base en las normas, estándares internacionales y lineamentos establecidos. Además, es importante seguir las recomendaciones establecidas por el GAFI y las convenciones internacionales sobre la materia.

6. ¿Cuáles son los elementos del Sistema de Autocontrol y gestión del Riesgo de LA/FT?

El Sistema deberá contemplar, como mínimo, la descripción de los siguientes elementos y debe permitir a las empresas:

ABC del Capítulo X

La puesta en marcha del Sistema debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas, además requiere del cumplimiento efectivo de las siguientes etapas:

ABC del Capítulo X

8. ¿Cuáles son las atribuciones generales del Oficial de Cumplimiento?

►Velar por el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Sistema.
►Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sistema.
►Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
►Evaluar los informes presentados por la auditoria interna o quien haga sus veces, los presentados por el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
►Certificar ante Supersociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera esta entidad de supervisión.
►Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo de LA/FT.
►Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo de LA/FT que formarán parte del Sistema.
►En el evento de que se identifique o verifique un evento de riesgo, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas autoridades públicas, con observancia de la respectiva reserva legal.

9. ¿Cuáles son las funciones particulares del Oficial de Cumplimiento?

►Rendir informes al representante legal y junta directiva o al máximo órgano social con la periodicidad que se establezca en el Sistema, mínimo cada semestre, en los que se evalué y analice la eficiencia y efectividad del Sistema y, de ser necesario, proponer mejoras. En estos informes se debe demostrar los resultados de la gestión de la administración de la Empresa y de la gestión del Oficial de Cumplimiento.
►Gozar de capacidad de decisión en la Empresa.
►Acreditar conocimientos requeridos sobre la operación de la empresa y la administración de riesgos.

10. ¿Qué medidas debe tomar el Sistema para identificar situaciones de riesgo LA/FT?

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Deben evaluarse y analizarse las operaciones, negocios y contratos que desarrolle la Empresa, para identificar las fuentes de riesgo. Es decir, las Contrapartes, los Productos, los canales de distribución y la Jurisdicción Territorial.

procedimientos

Conocimiento de clientes y contrapartes con el fin de prevenir y gestionar el Riesgo LA/FT, para ello, es necesario:

• Tener en cuenta sus características particulares (operación, tamaño, actividad económica, forma de comercialización, áreas geográficas donde opera)
• Conocer los mercados en que operan, las actividades que desarrollan las Contrapartes, sus Beneficiarios Reales y/o controlantes de las respectivas Contraparte.
• Realizar supervisión y vigilancia permanente
• Conocimiento de clientes, proveedores, PEPs, asociados, trabajadores, negocios virtuales o no presenciales

Realizar monitoreo con periodicidad y regularidad dispuesta por la Empresa, se recomienda consultar:

• Bases de datos o sistemas de consulta que aparecen en la página WEB de Supersociedades
• Listas restrictivas emitidas por autoridades nacionales y extranjeras que sean vinculantes para los colombianos, listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y listas de los Comités de • Sanciones de dicho órgano.

reglamentar

Se recomienda establecer controles y procedimientos para reglamentar el manejo de dinero en efectivo en los negocios con sus Contrapartes, además de diseñar y establecer patrones que se consideren normales en la operación de la Empresa, para que aquellas operaciones en efectivo que se aparten de las condiciones normales, puedan considerarse como fuente de alertas.

otras-medidas

El Sistema debe establecer los controles necesarios que permitan reducir la posibilidad de que las operaciones, negocios y contratos celebrado o por celebrar, sean utilizados para dar apariencia de legalidad a actividades de LA/FT. A continuación, se enuncian algunos de estos controles:

• Crear controles en la celebración y ejecución de negocios.
• Establecer herramientas para identificar Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas.
• Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos.

11. ¿Cuál es la diferencia entre una operación sospechosa, una operación inusual y una operación intentada?

En el presente Capítulo X, se definen estos conceptos así:

OPERACION-SOSPECHOSA

► Operación Sospechosa: Hace referencia a aquella Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.
► Operación Inusual: Hace referencia a aquella operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa o, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.
► Operación Intentada: Aquella operación en la que una persona natural o jurídica tiene la intención de realizar una Operación Sospechosa, pero ésta no se perfecciona porque quien pretende llevarla a cabo desiste o, porque los controles establecidos o definidos no le han permitido realizarla.

Así las cosas, estas operaciones no hacen parte de las pautas de normalidad, por tanto, el Sistema de autocontrol y gestión del Riesgo de LA/FT debe estar en capacidad de identificar las Operaciones Sospechosas y las Operaciones Inusuales.

Las Operaciones Intentadas forman parte de las Operaciones Sospechosas y son objeto de reporte.

 

12. ¿Qué hacer ante una operación sospechosa?

En el evento en que se detecten operaciones sospechosas en el giro ordinario de sus negocios o actividades, el Oficial de Cumplimiento debe realizar el reporte de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del Sistema de Reporte en Línea de la UIAF (SIREL), conforme a las instrucciones que ésta entidad consigna en el Manual de Usuario SIREL, dicho documento está sujeto a modificaciones, por lo cual las Empresas deberán consultar constantemente el portal de la UIAF.

Para consultar el Manual, dar click en el siguiente enlace:

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sistema_6993

13. ¿Con que periodicidad se deben realizar los reportes a la UIAF?

El presente Capítulo no establece una periodicidad para presentar reportes, los Reportes de Operaciones Sospechosas o ROS los debe realizar el Oficial de Cumplimiento una vez se identifiquen y detecten operaciones sospechosas en el giro ordinario de sus negocios o actividades. No obstante, si al cabo de un trimestre, no hay ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar un informe de Aros o Ausencia de reporte de Operación Sospechosa ante el SIREL.

FOTO114. ¿Cuál es el plazo de cumplimiento para la implementación de las disposiciones del capítulo X de la Circular?

Las Empresas Obligadas cuentan con un término máximo de doce meses contados a partir del 1 de septiembre de 2016 para revisar y ajustar su política o Sistema de prevención y gestión del Riesgo de LA/FT, para verificar que se ajuste a lo dispuesto en este Capítulo X.

15. ¿Qué sucede con las Empresas que dejaron de estar obligadas a darle cumplimiento a lo previsto en el Capítulo X de la Circular?

Tales empresas seguirán sometidas al cumplimiento de lo previsto en este Capítulo por el Período Mínimo de Permanencia, que corresponde a tres años, contado a partir de corte de cuentas de fin de año calendario, que corresponda al período contable en que la Empresa Obligada hubiere dejado de estar incursa en los requisitos.

16. ¿Cómo se debe implementar el Sistema al interior de un grupo empresarial?

De acuerdo a lo establecido en el presente Capítulo X, cuando en un grupo empresarial, tal como se define en el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, exista más de una Empresa Obligada, cada una de ellas deberá adoptar su propio Sistema.

17. ¿Qué aplicación tiene el Capitulo X para las Empresas que no están obligadas?

Las Empresas que no se encuentran Obligadas deberán considerar que es recomendable adoptar lo dispuesto en el presente Capítulo X, esto permitirá prevenir y combatir adecuadamente los Riesgos de LA/FT, en beneficio de los inversionistas, administradores y demás empleados de la Empresa.

La implementación del Sistema tendrá utilidad para la protección frente a los riesgos operacionales, legales, de mercado o aquellos que atenten contra la reputación de la Empresa, entre otros.

EDIFICIOS18. ¿Qué pasa si las Empresas Obligadas incumplen con lo dispuesto en el presente Capítulo X de la Circular?

El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Empresa y/o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 – en el que se establece que la Superintendencia de Sociedades, entre otras funciones debe imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos – sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

Para consultar el documento de la Circular Externa 100-000006, dar click en el siguiente enlace:

http://www.supersociedades.gov.co/asuntos-economicos-y-contables/estudios-y-supervision-por-riesgos/prevencion-riesgo-lavado-de-activos/documentos-de-interes/Documents/Circular100-000006.pdf

Glosario

• Aros: Ausencia de Reporte de Operación Sospechosa
• GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional
• GAFILAT: Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos, hoy Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica
• GAFISUD: Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de activos
• LA/FT: Lavado de activos y financiación del terrorismo
• ROS: Reporte de Operación Sospechosa
• SIREL: Sistema de Reporte en Línea de la UIAF
• CE: Circular Externa
• PEP’s: Personas Expuestas Políticamente

Fuente

• Circular Externa 100-000006. Superintendencia de Sociedades, Bogotá, Colombia, 19 de agosto de 2016.

Guillermo Topa