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NTC-ISO 30401: Sistema de Gestión del Conocimiento

NTC-ISO 30401: Sistema de Gestión del Conocimiento

Artículo tomado de la revista normas y calidad publicada por el ICONTEC – Edición 122 de 2020

Esta norma está basada en la Estructura de Alto Nivel (HLS) de las normas ISO para los sistemas de gestión, que a su vez recoge el enfoque del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), que promueve la mejora continua. El Sistema de Gestión del Conocimiento promueve la creación de valor en las organizaciones que cuenten con distintos sistemas de gestión.

El objetivo de la norma NTC-ISO 30401 es orientar a las organizaciones para que puedan implementar un sistema de gestión del conocimiento que les agregue valor a la propia entidad y a sus partes interesadas, mediante la adquisición, transferencia, retención y aplicación del conocimiento, para alcanzar los objetivos estratégicos.
Puede ser adoptada en organizaciones públicas y privadas, de cualquier tamaño y sector, que estén interesadas en implementar un sistema de este tipo.

¿Por qué es importante?

Como se advirtió cuando fue publicada la norma ISO 9001:2015, todas las organizaciones están expuestas al riesgo de perder conocimiento valioso o a que este se quede rezagado frente a los cambios vertiginosos en el contexto legal, científico y tecnológico.

La gestión del conocimiento va alineada a la gestión del cambio, lo que conlleva que las organizaciones trabajen arduamente en preservar ese conocimiento que se puede ir perdiendo o dejando de fortalecer por no diseñar y ejecutar un plan de mejoramiento continuo que le permita ser eficaz aprendiendo de la experiencia y potencializando las buenas
prácticas en función del conocimiento.

LA NORMA NTC-ISO 30401 IMPACTA A CUALQUIER ORGANIZACIÓN, YA QUE TODAS LAS EMPRESAS SON CREADORAS DE CONOCIMIENTO Y, POR LO TANTO, DEBEN SER

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Esto hace que corrientes ya conocidas y ampliamente consolidadas, como la Gestión de la calidad, vista desde una perspectiva mecanicista, ya no sean suficientes para dar una respuesta efectiva e integral a las demandas del entorno. En la actualidad también tienen una gran preponderancia las habilidades blandas que se originan de la acción humana, y en ese sentido el conocimiento se convierte en un factor vital de los fenómenos económicos contemporáneos.

Otro aspecto clave, de acuerdo con la descripción de la norma, es la deserción y la rotación del personal en la sociedad
actual, “que tiene serias implicaciones en la gestión del conocimiento. En muchas organizaciones, a menudo los expertos
acaparan o retienen conocimientos claves con el riesgo de que se pierdan cuando el experto se retire o la empresa
cambie”.

De ahí la importancia de tener un instrumento sistemático, ordenado y validado internacionalmente, que permite hacer una adecuada gestión del conocimiento como un activo valioso para las organizaciones.

Los principios guía

El Sistema de Gestión del Conocimiento posee ocho principios guía, los cuales serán claves al
momento de su implementación, mantenimiento y mejora:

  • Naturaleza del conocimiento: es intangible y complejo. Es creado por la gente.
  • Valor: el conocimiento es una fuente clave de valor para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos.
  • Enfoque: la gestión del conocimiento sirve a los objetivos, estrategias y necesidades de la organización.
  • Flexibilidad: no hay una solución de gestión de conocimiento única que sirva a todas las organizaciones en todos los contextos.
  • Interpretación común: la gente crea su propio conocimiento con base en la interpretación que hace de la información que recibe.
  • Entorno: el conocimiento no se gestiona directamente.
  • Cultura: esta es crítica para la eficacia de la gestión del conocimiento.
  • Iteratividad: la gestión del conocimiento debería realizarse por fases que incluyan ciclos reiterativos de aprendizaje y realimentación.

Fin del artículo


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Funciones clave

Buscador: Los usuarios podrán hallar fácil y rápido cualquier documento e información relevante en el momento que se necesita, dentro de las reglas de seguridad y privacidad definidas.

Clasificación temática: Organización de toda la información y el conocimiento con ficheros y tags de acuerdo a la clasificación temática que la organización necesite, facilitando así la disipación, consulta y actualización.

Comunidades de conocimiento: Espacios virtuales para que entre diferentes fuentes de conocimientos se compartan ideas, experiencias y aprendizajes que ayuden a otros al mejoramiento de su labor.

Contenido cooperativo: Grupos interactivos para la construcción y documentación de nuevos conocimientos.

Lecciones aprendidas: Creación y mantenimiento de bancos de conocimiento de fácil y rápida consulta que ayudan a resolver situaciones de la operación o a responder PQRs de clientes.

Modelo de Cumplimiento: Ofrece un panel que permite organizar los criterios de la Gestión del Conocimiento de acuerdo a las necesidades propias de la organización, a su nivel de implementación y de madurez. Dispone además herramientas específicas para su gestión.

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