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Tips de Teletrabajo con Isolucion

Cuídate, protege a los tuyos, #QuédateEnCasa mientras ISOLUCIÓN mantiene a todos conectados al buen funcionamiento de la empresa.

Tips para que todos en tu empresa aprovechen el trabajo desde casa para realizar todas actividades necesarias para que tu empresa y tu sistema de gestión nunca se detengan:

control de riesgos

Tip # 1

Mejora los controles de tus riesgos…

para que se reduzcan las posibilidades de ocurrencia y el impacto en la operación de futuras calamidades. Así tu empresa estará mejor preparada para afrontarlas.

mejora continua

Tip # 2

Crea Oportunidades de Mejora…

donde los procesos obtengan más ventajas y aprendizajes del uso del internet, de la tecnología y del teletrabajo como con ISOLUCIÓN 😊

Ruta: Tareas – Listado de tareas – Abres los otros filtros y borras el responsable, cuando se realiza este proceso podrás ver las notificaciones de todos los usuarios.

tareas revision

Tip # 3

Ponte al día con tu Sistema de Gestión

Haz seguimiento a las acciones de mejora, revisa o aprueba documentos, califica proveedores, actualiza procesos y procedimientos, alimenta indicadores, etc. Recuerda que ISOLUCIÓN tiene tareas y flujos automáticos.

Ruta: Tareas – Listado de tareas – Abres los otros filtros y borras el responsable, cuando se realiza este proceso podrás ver las notificaciones de todos los usuarios

piensa en mejora

Tip # 4

Piensa más en la Mejora Continua

Aprovecha este tiempo para reflexionar y analizar cómo puede aplicar acciones efectivas para que mejoren los indicadores de los procesos.

Ruta: Medición – Administración – Medición de Indicadores – Indicadores de Gestión

documentos en red

Tip # 5

Controla todos los documentos de la empresa desde ISOLUCIÓN

Evita que en esta contingencia los documentos y registros de tu empresa se extravíen entre correos y carpetas de Internet o discos duros. En Isolución toda la compañía puede organizar y disponer de manera segura y ágil toda la documentación necesaria. Todo en línea. No solo los documentos del sistema de gestión.

empoderar a los usuarios

Tip # 6

Empodera a los colaboradores en el teletrabajo

para que aprovechen este tiempo y revisen sus actividades, procesos y procedimientos, identifiquen Riesgos y Oportunidades. Todas las novedades y actualizaciones pueden registrar de manera organizada en ISOLUCIÓN, no solo los referentes al Sistema de Gestión.

Actas

Tip # 7

Todos pueden hacer Actas de todas las reuniones virtuales o remotas

En ISOLUCIÓN todos pueden realizar las Actas de las teleconferencias que surgen por estos días en todas las áreas de la compañía. Así podrán hacer un seguimiento real de las tareas asignadas y su cumplimiento. Ruta: Documentación / Actas.

webinars

Tip # 8

Capacítate con los webinars de ISOLUCIÓN

Conéctate este y todos los miércoles a las 10:00 a.m. a con los webinars de Isolución y un experto te enseñará las funciones claves del software para que todos obtengan el mayor provecho de ISOLUCIÓN. Inscríbete.

formularios web

Tip # 9

Formatos, formularios y registros a la mano de todos…

Carga todos los documentos de uso cotidiano de tu empresa en Isolución para que todos puedan acceder a ellos fácilmente, en sus últimas versiones y desde sus casas. Además, pueden subirlos como registros al sistema para que otras personas puedan verlos de acuerdo a un esquema de seguridades de acceso.

Tip # 10

¿Qué controles debería implementar frente una epidemia como el COVID 19?

El análisis del riesgo y la implementación de controles lo puedes hacer en la ruta: Mejora / Acciones para abordar riesgos.

Tip # 11

Tu Matriz de Riesgos seguro va a cambiar después de esta epidemia, pero…

¿Has analizado qué otros Riesgos críticos podrían presentarse en el futuro? Aprovecha este tiempo para revisar con tus líderes de proceso qué otras amenazas importantes podrían haber y qué controles aplicar.

Ruta: Mejora / Acción para Abordar Riesgos.

Tip # 12

Todos pueden hacer Auditorías remotas

Con ISOLUCIÓN puedes revisar tus planes, hacer el programa, revisar las listas de chequeo, hojas de vida de auditores, etc. Todo en línea. Aprovecha este tiempo para realizar auditorías con o sin interacción; de acuerdo a la NTC ISO 19011.

Ruta: Auditorias / Cronograma.

Cartelera de noticias y actualidad

Tip # 13

Cartelera de noticias y actualidad…

Publica toda la información importante para todos tus compañeros en la cartelera del home de ISOLUCIÓN para que todos puedan verla a diario. Es como una intranet en donde todos pueden consultar teléfonos, directorio de uncionarios, correos, comunicados importantes, noticias de ARL y Caja de compensación, etc. en la Cartelera del home de Isolución todo están al día.

Cerrar tareas pendientes en Isolucion

Tip # 14

Cerrar tareas pendientes

Es un buen momento para cerrar viejas tareas tuyas y de otros usuarios, que es posible ya se hayan gestionado, pero aún siguen abiertas (en rojo) en Isolución. Eso te ayuda a ponerte en contacto con los miembros de tu equipo, cosa que es muy apreciada en estos momentos.
Ruta: Tareas.

Análisis de causa

Tip # 15

¿Hiciste el Análisis de Impacto en tu operación que ocasiona una epidemia masiva?

Registra la gestión de tus riesgos operativos a través de la ruta: Riesgos / Administración / Gestión de riesgos.

matriz de peligros y riesgos

Tip # 16

¿Ya incluiste una ‘epidemia’ en tu matriz de peligros y riesgos de SST?

Las dificultadas como la pandemia del COVID-19 deben ser lecciones aprendidas que a la vez nos ofrecen Oportunidades para adoptar mejores prácticas en nuestras compañías y en los Sistemas de Gestión.
Ruta: Sistemas / SST / Operación del día a día / Matriz de peligros y riesgos.

Listado Maestro de documentos

Tip # 17

¿Todos pueden acceder al Listado Maestro de documentos?

Recuerda que es clave mantener el control y disposición de todos los documentos y qué mejor que Isolución para que todos los empleados desde sus casas puedan acceder a ellos fácilmente.
Ruta: Documentación / Manejo de Documentos.

Indicadores de Gestión

Tip # 18

Es tiempo de revisar los Indicadores de Gestión…

sus Hojas de vida, analizar sus metas, la tolerancia, frecuencia y revisar si se ha visto afectado con esta crisis.
Ruta: Documentación / Manejo de Documentos

Análisis de Impacto

Tip # 19

Análisis de Impacto de una epidemia masiva

Registra en Isolución las consecuencias del riesgo materializado de esta crisis. Esto nos enseñará a estar mejor preparado para futuras crisis.
Riesgos / Administración / Gestión de riesgos

Califica los Proveedores

Tip # 20

Califica los Proveedores…

o solicita que los usuarios del sistema actualicen su calificación de los proveedores, según las compras que hayan hecho. También puedes revisar los criterios y las escalas de calificación.
Ruta: Proveedores / Administración / Definiciones para calificación de proveedores.

Alertas

Tip # 21

Sin necesidad de enviar un correo

¿Sabes que desde Isolución puedes notificar a toda la empresa los cambios, actualizaciones o modificaciones de tus documentos sin necesidad de enviar un correo?
Ruta: Documentación/ administración/ administración general/ notificación de documentos.

banco de conocimiento

Tip # 22

Amplia el banco de conocimiento

Es la oportunidad para que todas las inquietudes, conocimientos y lecciones aprendidas queden consignadas en el banco de conocimiento de Isolución. Desde ahí se pueden consultar dudas, e inquietudes sobre tu sistema de gestión o en general sobre la compañía
Ruta: Documentación / Banco de Conocimiento

Tableros de indicadores

Tip # 23

¿Deseas organizar tus indicadores por alguna agrupación?

Para hacer esto puedes ingresar por la ruta: medición/ administración/ indicadores avanzados/ tableros de control

Auditorías

Tip # 24

¿Conoces en qué etapa están las auditorias?

Consúltalas ingresando por el módulo de auditorías en la sección programas